Ez diogu arreta gehiegi jartzen gure ordenagailuko dokumentuak ordenatzearen gaiari. Baina, egunerokoan, garrantzia handia du gai honek. Zenbat aldiz aritu zara denbora luzez bilatzen nonbait gordeta duzun dokumentu bat? Zenbat aldiz deskargatu duzu internetetik irudi bat, eta ordenagailuan leku anitzetan gordeta utzi? “Deskargen” karpeta beteta ala hutsa daukazu? Norbaitek dokumentu bat eskatzean eta bilatzen ez duzunean, zenbatetan jarri zara urduri?

Badakizue guretzat ordena eta aplikatua izatea garrantzitsua dela. Lehen gomendioa hauxe da: jar zaitez zure ordenagailua antolatzen oraintxe ; )

Horretarako segidan jarraibide batzuk eskaintzen dizkizugu denbora modu eraginkorrean kudea dezazuen:

  1. Zer gorde ordenagailuan?

    • Egunean zehar dokumentazio ezberdina sortu ala deskargatzen dugu. Beste egun batean erabaliko dugula uste badugu, gorde. Bestela, bota zaborrontzira.
    • Gorde dezakeguna: bezeroek euren lanak egiteko bidaltzen dizkiguten dokumentuak, irudiak, lanerako behar ditugun fitxategiak, gure enpresaren datuak, gure jarduerarako behar ditugun dokumentuak, etab.

  2. Nola izendatu karpetak eta fitxategiak?

    • Fitxategi bakoitzak izen argi bat izan behar du, eta noski, gerora bilatzen dugunerako gogoratuko garen izena (intuitiboa, alegia).
    • Atal nagusi batzuk finkatu behar dira (karpeten bitartez) ondoren horien barruan antolatzeko dokumentuak: Bezeroak, Hornitzaileak, Gure proiektua eta Eskaintza adibidez, beharrezkoak direla iruditzen zaigu. Eta ondoren, horien barruan, azpiatal egokiak sortu behar ditu norberak.
      • Bezeroak karpetan, adibidez: Lan komertziala (bezero berrien zerrendak, aurkezpen txostenak eta eskuorriak, etab.); Bezeroen izenak karpetaka; Aurrekontuak (sortuta dituzuen aurrekontu ereduak gorde bertan, eta orain arte egin dituzuen aurrekontu guztiak ere bai, onartuak egon ala ez); etab.
      • Hornitzaileak karpetan: Hornitzaileen izenak karpetaka (eurek bidaltzen dituzten materialak eta aurrekontuak gordetzeko).
      • Gure proiektua: Estrategia (blog honetan aipatzen goazen estrategiako dokumentuak, proiektu berrietarako ideiak, etab.); Enpresako datuak (datu orokorrak, fiskalak, CVa, etab.); Kontabilitatea (fakturak -gastu eta sarrerak-, nominak, emaitzak, aitorpenerako datuak); Irudi korporatiboa (logoa, txosten korporatiboak, egiten diren merchandising eta publizitate euskarriak, etab.); etab.
      • Eskaintza: Gure zerbitzu bakoitza karpeta banatan ala produktuen markak karpeta banatan; Marketin eta komunikaziorako karpeta; etab.

  3. Non gorde?

    • Internetetik deskargatzen diren dokumentuak “Deskargak” ala antzeko izendapena duen karpeta orokor batean gordetzen ditu sistemak automatikoki. Bada, hori ia hutsik izan beharko genuke. Hau da, behin zerbait deskargatzean, dagokion karpetan gorde behar da lehenbailehen.
    • “Dokumentuak” karpeta orokorraren barruan sor daitezke 2. puntuan aipatutako atal nagusi horiek. Horrela, dokumentazio guztia karpeta bakar batean pilatuta izango dugula ziurtatuko dugu.

  4. Nola bilatu?

    • Antolaketa egoki batek asko errazten du bilaketa bat. Beraz, dokumentuen karpeta orokorretik abiatuta, bilaketa arrakastatsua egin beharko zenuke.
    • Bestalde, ordenagailuek beti izaten dute “bilatzeko” tresna bat. Hori eraginkorra izateko, noski, karpeta eta dokumentuak egoki izendatu behar dira.

  5. Zaborrontzia.

    • Behar ez dena bota lehenbailehen.
    • Zaborrontzia hustu eta garbitu izanaren sentsazio gozoarekin gozatu ; )

 

Baduzue praktikarako aitzakia eta ekin garbiketa eta antolaketari!

 

Karpetak eta fitxategiak ordenatzeko moduak